ci sono 2 modalita' per scaricare la mail sul pc:
POP3, (che e' sempre meno usata) scarica proprio i messaggi sul pc e dopo un certo tempo configurabile li cancella dal server.
Ci sono pregi e difetti: se leggi una mail sul tuo pc a te risulta gia' letta, ma se un altro la scarica dal server gli risulta ancora da leggere...l'informazione che la mail e' stata letta e' SOLO sul tuo pc.
Il vantaggio, per una casella condivisa e' che tutti gli elementi del team possono vedere quali mail hanno ancora da leggere senza confondere le idee ai colleghi.
Lo svantaggio importante e' che non hai un backup dei dati e nel caso in cui ad esempio ti rubino il pc la mail vecchie non le hai piu' sul server.
Altro svantaggio e' che se crei delle cartelle classificando i messaggi , le crei solo sul tuo pc e non sul server, quindi dal cellulare non le vedrai e neanche con la webmail o con un nuovo pc.
IMAP (che e' lo stesso metodo usato dalla webmail) lascia i messaggi sul server,e, sempre sul server tiene l'informazione che il messaggio e' stato gia' letto,
Se e' una casella condivisa il difetto e' che vedi "gia' lette" le mail aperte dai tuoi colleghi, il pregio invece e' che se perdi il pc non perdi nulla...e' tutto sul server.
Meglio usare sempre Imap...e' piu' pulito